
FORCONTACT ALBANIA SH.PK. (hereinafter referred to as the “Controller” or “FORCONTACT”), a limited liability company established and organized under the legislation of the Republic of Albania, registered with the National Business Center (NBC) with Taxable Person Identification Number (TIPN) no. L61920028R, with registered office at: Tirana, Albania, in Rruga Kavajës 1, Delijorgji Complex Business Building, Floor 7 is committed to safeguarding the privacy and personal data of individuals in accordance with the Law No.124/2024 “On the Protection of Personal Data” and other related sublegal acts (hereinafter referred collectively as “Law No. 124/2024”). This Notice and Consent outlines the Controller's practices for collecting, using, disclosing, and protecting the personal data of job applicants, hereinafter referred to as "Data Subjects”.
- Data Controller
FORCONTACT ALBANIA SH.PK is the Data Controller for the personal data of job applicants. Our contact details are as below:
- Purpose and Legal Basis of Data Processing
The Controller collects and processes personal data of Data Subjects with the specific and legitimate purpose of evaluating their skills, qualifications, and suitability for the positions they have applied for, as this processing is integral to the performance of a contract or pre-contractual measures related to potential employment, in accordance with Article 7, point b, of the Albanian Personal Data Protection Law. In certain instances, we may obtain your explicit consent to process your data for purposes beyond the initial recruitment, such as retaining your data for future job opportunities. Furthermore, Controller possesses a legitimate interest in processing your data to assess your qualifications, communicate during the recruitment process, conduct background checks with your explicit consent, and maintain records pertaining to our hiring processes, ensuring these interests do not override your rights and freedoms. Additionally, we may process your data as required to comply with applicable legal obligations, including employment laws and data protection regulations.
- Types of Personal Data Collected
The categories of personal data collected from Data Subjects may include, but are not limited to:
We may gather supplementary information pertaining to the job applicant. This information collection is intended to augment the data obtained from the initial application process, thereby facilitating a comprehensive evaluation of prospective candidates for the open position. We will ensure that the collection of such supplementary information remains strictly within the scope necessary to accomplish the stated objective.
- Data Sharing
Forcontact, as Data Controller, may process candidates’ personal data with the support of group companies and duly authorized third-party service providers in the context of recruitment and application management activities. These personal data processing activities are carried out through IT systems and platforms used at group level, specifically through the Avature platform a talent acquisition and application management system and Harver and Speexx for digital talent assessments. These systems are used to manage the recruitment, assessment, and selection process of candidates. Through those platforms, the collection, recording, organization, structuring, storage, consultation, and analysis of candidates’ data are enabled, for the purpose of assessing their suitability for the relevant positions. Access to these systems is strictly limited to authorized personnel only, based on the principles of necessity and proportionality, ensuring that each user has access only to the data required to perform their duties. The processing of personal data is carried out in accordance with the applicable legislation on personal data protection, including the implementation of appropriate technical and organizational measures to ensure the security, confidentiality, and integrity of the data, as well as to prevent unauthorized access, loss, destruction, or unlawful processing
We may disclose the personal data of Data Subjects to the following parties:
- Data Retention
The Controller will retain the personal data of Data Subjects for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, or longer if required by law. If an application is unsuccessful, the Controller may retain the data for a period of up to 6 months for future opportunities, unless the Data Subject requests its deletion.
- Applicant Rights
You are entitled to exercise your Data Subject Rights in relation to your Personal Data, as outlined in the Law 124/2024, including but not limited to:
a. Right to information: You have the right to be informed about the collection and processing of their personal data, including the identity of the data controller, the purpose of processing, and any recipients of the data.
b. Right of access: You have the right to obtain from us, within 30 days of submitting a request, confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia
You have the right to obtain one free copy of the list of categories of processed data, showing the content of each category concerning you as a data subject.
c. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you, as soon as possible, but no later than 30 days from the date of the request. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.
d. Right to erasure: You have the right to ask us to erase your Personal Data as per Article 15 of Law 124/2024, in which case we have to comply as soon as possible, but no later than 30 days from the date of the request.
e. Right to be Forgotten: This means that if your personal data has been published and needs to be deleted under the law, we as the data controller responsible for this data must take reasonable steps to ensure its removal. We will use technical measures to inform other data controllers processing your information about your request to delete any links, copies, or reproductions of your personal data.
f. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data as per Article 17 of the Law 124/2024. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes as described in point 2 of Article 17.
g. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.
h. Right to object: You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your Personal Data by us and we can be required to no longer process your Personal Data. If you have a right to object and you exercise this right, your Personal Data will no longer be processed for such purposes by us, except when proving that there are strong legitimate reasons for processing, which override the interests, rights, and freedoms of the data subject, particularly when related to the submission of a request or the exercise or defense of a right, obligation, or legitimate interest before the court or public authorities. Exercising this right will not incur any costs. Such a right to object may not exist, in particular, if the processing of your Personal Data is necessary to take steps prior to entering into a contract or to perform a contract already concluded.
i. The Right not to be Subject to Automated Decisions: You have the right to be protected from decisions made solely through automated processing, including profiling, which have legal or similarly significant effects on you. Exceptions to this right may happen if the decision is essential for contract performance, legally authorized with safeguards for the data subject, or based on your explicit consent. Please note that the aforementioned rights might be limited only under and as provided in Section 3 Article 21 of Law 124/2024.
To exercise any of your rights regarding your personal data, please contact us using the information provided in Article 1. FORCONTACT ALBANIA SH.PK shall address the Employee's request within a reasonable period, but in any case not later than 30 days from the date of the request, in accordance with the stipulations of Law No. 124/2024.
In case of complaints, you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority which in this case is the Albanian Data Protection Commissioner.
- Changes to This Notice
We may update this Notice from time to time. Significant changes to this Notice will be communicated to Data Subjects by providing a notice on the Controller's website or by other appropriate means.
- Consent
By submitting your application and personal data to Controller, you confirm that you have read and understood this Notice and Consent. You confirm that you have read and been fully informed about the processing of your personal data and give your valid consent in the sense of the meaning for the protection of personal data for the processing and all your purposes for their purposes in this Notice and Consent. In any case, you consent to the processing of your personal data as described above.
[Signature Line/Box for Consent]
[Applicant Name]
[Date]
FORCONTACT ALBANIA SH.PK (ketu me poshte quajtur “Kontrolluesi” ose “FORCONTACT”), nje shoqeri me pergjegjesi te kufizuar e themeluar dhe e organizuar sipas legjislacionit te Republikes se Shqiperise, e regjistruar prane Qendres Kombetare te Biznesit (QKB) me Numer Identifikimi te Personit te Tatueshem (NIPT) nr. L61920028R, me seli ne adresen: Tirana, Albania, in Rruga Kavajës 1, Kompleksi Delijorgji Objekti i Biznesit, Kati 7 është e angazhuar për të mbrojtur privatësinë dhe të dhënat personale të individëve në përputhje me Ligjin Nr. 124/2024 “Për Mbrojtjen e të Dhënave Personale” dhe aktet e tjera nënligjore të lidhura me të (këtu e më poshtë referuar kolektivisht si “Ligji Nr. 124/2024”). Ky Njoftim dhe Pëlqim përshkruan praktikat e Kontrolluesit për mbledhjen, përdorimin, zbulimin dhe mbrojtjen e të dhënave personale të kandidatëve për punë, këtu e më poshtë referuar si "Subjektet e të Dhënave".
- Kontrolluesi i të Dhënave
FORCONTACT ALBANIA SH.PK është Kontrolluesi i të Dhënave për të dhënat personale të kandidatëve për punë. Detajet tona të kontaktit janë si më poshtë:
Kontrolluesi mbledh dhe përpunon të dhënat personale të Subjekteve të të Dhënave me qëllim të qartë dhe të ligjshëm për të vlerësuar aftësitë, kualifikimet dhe përshtatshmërinë e tyre për pozicionet për të cilat kanë aplikuar. Ky përpunim është i domosdoshëm për realizimin e një kontrate ose masash para-kontraktuale që lidhen me punësimin e mundshëm, në përputhje me nenin 7, pika b, të Ligjit Shqiptar për Mbrojtjen e të Dhënave Personale. Në raste të caktuara, ne mund të kërkojmë pëlqimin tuaj të shprehur për të përpunuar të dhënat tuaja për qëllime përtej rekrutimit fillestar, siç është ruajtja e të dhënave për mundësi të ardhshme punësimi. Gjithashtu, Kontrolluesi ka një interes legjitim në përpunimin e të dhënave tuaja për të vlerësuar kualifikimet, komunikimin gjatë procesit të rekrutimit, kryerjen e kontrollit të background dhe eksperiencave tuaja të mëparshme me pëlqimin tuaj të shprehur dhe mbajtjen e të dhënave që lidhen me proceset tona të punësimit, duke siguruar që këto interesa të mos cenojnë të drejtat dhe liritë tuaja. Gjithashtu, mund të përpunojmë të dhënat tuaja për të përmbushur detyrimet ligjore të zbatueshme, duke përfshirë ligjet e punësimit dhe rregulloret e mbrojtjes së të dhënave.
- Llojet e Të Dhënave Personale të Mbledhura
Kategoritë e të dhënave personale që mund të mblidhen nga Subjektet e të Dhënave mund të përfshijnë, por nuk kufizohen në:
Ne mund të mbledhim informacione shtesë për kandidatët për punë. Ky informacion i mbledhur ka për qëllim që të plotësojë të dhënat e marra nga procesi fillestar i aplikimit, duke lehtësuar kështu një vlerësim gjithëpërfshirës të kandidatëve për pozicionin e hapur të punës. Ne do të sigurohemi që mbledhja e informacionit të tillë shtesë të mbetet brenda kufijve të nevojshëm për të përmbushur qëllimin e deklaruar.
- Shpërndarja e të Dhënave
Forcontact, në cilësinë e Kontrolluesit të të dhënave, mund të përpunojë të dhënat personale të kandidatëve edhe me mbështetjen e shoqërive të grupit dhe ofruesve të shërbimeve të palëve të treta, të autorizuar në mënyrë të rregullt, në kuadër të aktiviteteve të rekrutimit dhe menaxhimit të aplikimeve. Këto përpunime të të dhënave personale kryhen përmes sistemeve dhe platformave informatike të përdorura në nivel grupi, konkretisht përmes platformës Avature, një sistem për menaxhimin e aplikimeve dhe përzgjedhjen e talenteve, si dhe përmes platformave Harver dhe Speexx për vlerësime digjitale të kandidatëve. Këto sisteme përdoren për menaxhimin e procesit të rekrutimit. vlerësimit dhe përzgjedhjes së kandidatëve. Nëpërmjet ketyre platformave mundësohet mbledhja, regjistrimi, organizimi, strukturimi, ruajtja, konsultimi dhe analizimi i të dhënave të kandidatëve, në funksion të vlerësimit të përshtatshmërisë së tyre për pozicionet përkatëse.
Aksesi në këto sisteme është i kufizuar rreptësisht vetëm për personel të autorizuar, mbi bazën e parimit të nevojshmërisë dhe proporcionalitetit, duke garantuar që çdo përdorues të ketë akses vetëm në ato të dhëna që janë të domosdoshme për përmbushjen e detyrave të tij. Përpunimi i të dhënave kryhet në përputhje me legjislacionin në fuqi për mbrojtjen e të dhënave personale, duke përfshirë zbatimin e masave të përshtatshme teknike dhe organizative për të garantuar sigurinë, konfidencialitetin dhe integritetin e të dhënave, si dhe për të parandaluar aksesin e paautorizuar, humbjen, shkatërrimin apo përpunimin e paligjshëm të tyre.
Ne mund të zbulojmë të dhënat personale të Subjektit të të Dhënave për palët e mëposhtme:
- Ruajtja e të Dhënave
Kontrolluesi do të mbajë të dhënat personale të Subjekteve të të Dhënave për aq kohë sa është e nevojshme për të përmbushur qëllimet për të cilat janë mbledhur, ose më gjatë nëse kërkohet nga ligji. Nëse një aplikim nuk është i suksesshëm, Kontrolluesi mund të mbajë të dhënat për një periudhë deri në 6 muaj për mundësi të ardhshme, përveç nëse Subjekti i të Dhënave kërkon fshirjen e tyre.
- Të Drejtat e Kandidatëve
Ju keni të drejtë të ushtroni të Drejtat e Subjektit të të Dhënave në lidhje me të Dhënat tuaja Personale, siç përcaktohet në Ligjin 124/2024, duke përfshirë, por pa u
kufizuar në:
a. E drejta për informim: Ju keni të drejtën të informoheni për mbledhjen dhe përpunimin e të dhënave tuaja personale, duke përfshirë identitetin e kontrolluesit të të dhënave, qëllimin e përpunimit dhe çdo marrës të të dhënave.
b. E drejta e aksesit: Ju keni të drejtën të merrni nga ne, brenda 30 ditëve nga dorëzimi i një kërkese, konfirmim nëse të Dhënat Personale që kanë të bëjnë me ju po përpunohen apo jo, dhe, nëse po, të kërkoni akses në të Dhënat Personale. Informacioni i aksesit përfshin – ndër të tjera:
c. E drejta për korrigjim: Ju keni të drejtën të merrni nga ne korrigjimin e të Dhënave Personale të pasakta që kanë të bëjnë me ju, sa më shpejt të jetë e mundur, por jo më vonë se 30 ditë nga data e kërkesës. Në varësi të qëllimeve të përpunimit, ju keni të drejtën të plotësoni të Dhënat Personale të paplota, duke përfshirë edhe me anë të një deklarate plotësuese.
d. E drejta për fshirje: Ju keni të drejtën të na kërkoni fshirjen e të Dhënave tuaja Personale sipas Nenit 15 të Ligjit 124/2024, në të cilin rast ne duhet të përmbushim sa më shpejt të jetë e mundur, por jo më vonë se 30 ditë nga data e kërkesës.
e. E drejta për t'u harruar: Kjo do të thotë që nëse të dhënat tuaja personale janë publikuar dhe duhet të fshihen sipas ligjit, ne si kontrollues të të dhënave përgjegjës për këto të dhëna duhet të marrim hapa të arsyeshëm për të siguruar heqjen e tyre. Ne do të përdorim masa teknike për të informuar kontrollues të tjerë të të dhënave që përpunojnë informacionin tuaj për kërkesën tuaj për të fshirë çdo lidhje, kopje ose riprodhim të të dhënave tuaja personale.
f. E drejta për kufizimin e përpunimit: Ju keni të drejtën të kërkoni kufizimin e përpunimit të të Dhënave tuaja Personale sipas Nenit 17 të Ligjit 124/2024. Në këtë rast, të dhënat përkatëse do të shënohen dhe mund të përpunohen nga ne vetëm për qëllime të caktuara siç përshkruhet në pikën 2 të Nenit 17.
g. E drejta e transferueshmërisë së të dhënave: Ju keni të drejtë të merrni të Dhënat Personale në lidhje me ju, të cilat na i keni dhënë në një strukturë të caktuar, e cila përdoret zakonisht dhe është e lexueshme në formatet elektonike dhe ju keni të drejtë t‘i transferoni këto të Dhëna Personale në një entitet tjetër pa u penguar nga ne.
h. E drejta për të kundërshtuar: Ju keni të drejtën të kundërshtoni, për arsye që lidhen me situatën tuaj të veçantë, në çdo moment përpunimin e të Dhënave tuaja
Personale nga ne dhe ne mund të kërkohemi të mos përpunojmë më të Dhënat tuaja Personale. Nëse keni të drejtë të kundërshtoni dhe e ushtroni këtë të drejtë, të
Dhënat tuaja Personale nuk do të përpunohen më për qëllime të tilla nga ne, përveç se kur provohet që ka arsye të forta legjitime për përpunimin, që janë më të rëndësishme se interesat, të drejtat dhe liritë e subjektit të të dhënave, veçanërisht kur lidhet me dorëzimin e një kërkese ose ushtrimin apo mbrojtjen e një të drejte, detyrimi, ose interesi legjitim para gjykatës ose autoriteteve publike. Ushtrimi i kësaj të drejte nuk do të ketë asnjë kosto. Kjo e drejtë për të kundërshtuar mund të mos ekzistojë, në veçanti, nëse përpunimi i të Dhënave tuaja Personale është i domosdoshëm për të ndërmarrë hapa para se të hyhet në një kontratë ose për të kryer një kontratë që tashmë është përfunduar.
i. E drejta për të mos iu nënshtruar vendimeve automatike: Ju keni të drejtën të mbroheni nga vendimet e marra vetëm përmes përpunimit të automatizuar, duke përfshirë profilizimin, që kanë efekte juridike ose po kështu të rëndësishme për ju. Përjashtime nga kjo e drejtë mund të ndodhin nëse vendimi është thelbësor për realizimin e kontratës, i autorizuar ligjërisht me garanci për subjektin e të dhënave, qoftë apo bazuar në pëlqimin tuaj të shprehur.
Ju lutem vini re se të drejtat e mësipërme mund të kufizohen vetëm në bazë dhe siç parashikohet në Seksionin 3 Neni 21 i Ligjit 124/2024.
Për të ushtruar ndonjë nga të drejtat tuaja në lidhje me të dhënat tuaja personale, ju lutemi na kontaktoni duke përdorur informacionin e dhënë në Nenin 1. FORCONTACT ALBANIA SH.PK do të trajtojë kërkesën e Punonjësit brenda një periudhe të arsyeshme, por në çdo rast jo më vonë se 30 ditë nga data e kërkesës, në përputhje me përcaktimet e Ligjit Nr. 124/2024.
Në rast ankesash, ju keni gjithashtu të drejtën të paraqisni një ankesë pranë autoritetit mbikëqyrës kompetent, i cili në këtë rast është Komisioneri Shqiptar për Mbrojtjen e të Dhënave.
- Ndryshimet e këtij Njoftimi
Ky Njoftim mund të përditësohet herë pas here. Ndryshimet e rëndësishme në këtë Njoftim do t'u komunikohen Subjekteve të të Dhënave nëpërmjet një njoftim në faqen e internetit të Kontrolluesit ose nëpërmjet mjeteve të tjera të përshtatshme.
- Pëlqimi
Me dorëzimin e aplikimit tuaj dhe të dhënave personale tek Kontrolluesi, ju konfirmoni se keni lexuar dhe jeni informuar në mënyrë të plotë mbi përpunimin e të dhënave tuaja personale dhe jepni pëlqimin tuaj të vlefshëm në kuptim të legjislacionit për mbrojtjen e të dhënave personale për përpunimin e tyre për qëllimet e përshkruara në këtë Njoftim dhe Pëlqim. Ne cdo rast, Ju pranoni përpunimin e të dhënave tuaja personale siç përshkruhet më sipër.
[Kutia e Nënshkrimit për Pëlqimin]
[Emri i Kandidatit]
[Data]