ANDMETÖÖTLUSE TEATIS KANDIDAADILE

ANDMETÖÖTLUSE TEATIS KANDIDAADILE

(In English below)

Käesolev andmetöötluse teatis kandidaadile (edaspidi “teatis”) sisaldab infot meie andmetöötlus tegevuse kohta seoses Transcom grupi ettevõtete ametikohtadele kandideeriva taotlejat puudutava individuaalselt tuvastatava informatsiooniga.

I. VASTUTAVA TÖÖTLEJA INFORMATSIOON

Olulised kontaktandmed Transcom’i üksuse kohta, kuhu te kandideerite, on leitavad www.transcom.com. Transcom Eesti OÜ (Pärnu mnt 160D, 11317, Tallinn) täidab käesolevas teatises kirjeldatud andmetöötlus tegevuste raames vastutava töötleja rolli. 

II. TEIE ISIKUANDMED / TÖÖTLEMISE EESMÄRGID JA ÕIGUSLIKUD ALUSED

Me töötleme teilt kandideerimise ning tööintervjuu protsessi jooksul kas teilt endalt või volitatud kolmandalt osapoolelt (st tööagentuuridelt) kogutud isikuandmeid

1. Isikuandmete liigid

Meie poolt töödeldavate isikuandmete liigid on järgmised ("isikuandmed"):

• Täisnimi, sugu, kontaktandmed (aadress, telefoninumber, e-maili aadress), sünnikoht ja -aeg
• Erialane ning hariduslik kogemus;
• Keelteoskused;
• Luba teha tööd riigis, kuhu te kandideerite; ning
• Igasugune muu informatsioon, mida te kirjeldate oma CV-s, kaaskirjas ja/või dokumentides, mida te esitate koos oma kandideerimisavaldusega ja/või tööintervjuu jooksul.

Isikuandmete kogumine on vajalik värbamisotsuse tegemiseks (töölepingu sõlmimise otsus). Isikuandmete edastamine teie poolt on vabatahtlik. Samas võib andmete mitteedastamisel kandideerimisprotsessis tekkida ajaline viivitus ja/või me võime teie kandideerimistaotluse tagasi lükata.

2. Töötlemise eesmärgid

Me töötleme teie isikuandmeid kohaldatavas seaduses lubatud või kohustatud ulatuses järgnevatel põhjustel. Lisaks toetub Transcom teie isikuandmete töötlemisel järgnevatele õiguslikele alustele:

III. ANDMEEDASTUSED NING VASTUVÕTJAD

1. Vastuvõtjad

Teised gruppi kuuluvad ettevõtted: Me võime edastada teie isikuandmeid teistele osapooltele vastavalt GDPR artiklile 6(1)(f)  seoses Transcom’i õigustatud huviga (st meie globaalse struktuuri valguses on vaja globaalselt värvata ning võimalust kandideerimisavaldust üle vaadata kõikidel asjakohastel juhtidel ning värbajatel, kes võivad asuda erinevates Transcom’i grupi ettevõtetes).

Kolmandad osapooled: Transcom ja/või teised Transcom’i grupi ettevõtted võivad teie isikuandmeid edastada riiklikele ning reguleerivatele asutustele, kohtutele ja valitsusasutustele, olles kooskõlas kohaldatava seadusega GDPR artikli 6(1)(c)  alusel, ning välistele nõuandjatele, kes on vastutava töötleja rollis (näiteks juristid, raamatupidajad, audiitorid jne) GDPR artikli 6(1)(f) alusel.

Teenusepakkujad (nii Transcom’i grupi sisesed kui välised): Transcom sõlmib oma igapäevase äritegevuse käigus lepinguid kolmanda osapoole teenusepakkujatega või teiste Transcom’i grupi ettevõtetega, et need täidaksid konkreetseid inimressursiga seonduvaid või IT-alaseid ülesandeid ja haldaksid globaalsel tasandil inimjõudu (st ülemaailmne värbamine, et pakkuda turvalisi globaalseid süsteeme ja võrgustikke teenusepakkujana Transcom’i grupi ettevõtetele, kus kõik või osa Transcom’i grupi ettevõtetest saavad isikuandmeid töödelda).

Recruitee: kasutame oma talentide omandamise ja rakenduste haldamise süsteemina recruitee'id (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Holland). Recruitee hoiab Euroopa Liidus kandidaatide isikuandmeid. Kui kandideerite Transcomi ametikohale, kasutab Recruitee küpsiseid. Lisateavet küpsiste kasutamise kohta leiate ka meie veebisaidi andmekaitsealasest teatisest ja küpsiste poliitikast.

Aon: kasutame teenusepakkujat Aon plc. (Aon Center, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, Inglismaa) digitaalsete talentide hindamiseks, et teha kindlaks, kas olete sobiv ametikohale, kuhu kandideerisite.

Harver: kasutame teenusepakkujatHarver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) digitaalsete talentide hindamiseks, et teha kindlaks, kas olete sobiv ametikohale, kuhu kandideerisite.

2. Piiriülene andmeedastus

Me edastame teie isikuandmeid väljapoole riigist, kus viibite. Mõned teie isikuandmete vastuvõtjad asuvad riigis, mille suhtes Euroopa Komisjon ei ole väljastanud otsust, et see riik tagaks piisaval määral isikuandmete kaitset, nende riikide hulka kuuluvad näiteks USA, Serbia, Filipiinid, Tuneesia.

Mõned väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP) asuvad vastuvõtjad kuuluvad EL-USA andmekaitseraamistikku Privacy Shield ja teised asuvad riikides, mille suhtes Euroopa Komisjon on vastu võtnud andmekaitse piisavust väljendavaid  otsuseid (sinna hulka võivad kuuluda Andorra, Argentiina, Kanada (erasektori organisatsioonid, mille suhtes kohaldatakse Kanada isikuandmete kaitse ja elektrooniliste dokumentide seadust), Šveits, Fääri saared, Guernsey, Iisrael, Man’i saar, Jersey, Uruguay ja Uus-Meremaa). Kõigil juhtudel on andmeedastus seega Euroopa andmekaitse seaduse kohaselt tunnistatud piisaval määral andmekaitset pakkuvaks (GDPR artikkel 45).

Sisenedes sobivatesse andmeedastuskokkulepetesse, mis baseeruvad lepingu tüüptingimustel (2010/87/EL ja/või 2004/915/EÜ), nagu viidatud GDPR artiklis 46(5) või teistel sobivatel vahenditel, millele on võimalik ligi pääseda allviidatud kontaktandmete abil, oleme me kehtestanud, et kõik teised vastuvõtjad väljaspool EMP-i pakuvad isikuandmete jaoks piisaval määral andmekaitset ning et isikuandmete kaitseks on kohaldatud sobivaid tehnilisi ja korralduslikke kaitsemeetmeid, vältimaks isikuandmete juhuslikku või ebaseaduslikku hävitamist, juhuslikku kadumist või muutmist, omavolilist avalikustamist või ligipääsu ning igasuguseid muid ebaseaduslikke töötlusviise. Igasugune andmete edasisaatmine (kaasates ka meie partnereid väljaspool EMP-i) nõuab andmete edasisaatmise tingimuste täitmist kooskõlas kohaldatavate seadustega.

IV. ANDMETE SÄILITUSPERIOODID

Isikuandmeid, mida käesolevaga sätestatu raames töödeldakse, säilitatakse vaid kandideerimisperioodi ja sellele järgneva mõistliku aja jooksul (võttes arvesse seadusega sätestatud aegumistähtaegu) vastavalt seaduses kohustatud või lubatud korrale (kaitstes vajaduse korral võimalike kandideerimisprotsessiga seotud nõuete eest või täites Transcom’i kohaldatavatest seadustest tulenevaid kohustusi seoses andmete säilitamisega). Kohtu- või distsiplinaarmenetluse algatuse korral võib isikuandmeid säilitada sellise menetluse lõpuni, kaasa arvatud mis tahes apellatsiooniperioodid, seejärel kohaldatavatest seadustest tulenevalt need isikuandmed kas kustutatakse või arhiveeritakse.

Järgime põhimõtet, et teie isikuandmeid hoitakse senikaua, kuni seda lubab või kohustab kohaldatav seadus. Pärast seda me eemaldame teie isikuandmed meie süsteemidest ja kirjetest ja/või võtame ette vajalikke samme selleks, et andmed anonümiseeritakse sellisele kujule, et nende järgi ei ole võimalik teid enam identifitseerida.

V. TEIE SEADUSJÄRGSED ÕIGUSED

Kohaldatavates seadustes (näiteks GDPR) kehtestatud tingimuste alusel on teil järgnevad õigused:

1. Õigus tutvuda andmetega: Teil on õigus saada meilt kinnitust selle kohta, kas teid käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ning sellisel juhul tutvuda isikuandmetega. Informatsioon isikuandmete kohta sisaldab muuhulgas andmete töötlemise eesmärki, asjaomaste isikuandmete liike, vastuvõtjaid või vastuvõtjate kategooriaid, kellele isikuandmeid on avalikustatud või avalikustatakse

Teil on õigus saada töödeldavatest isikuandmetest koopia. Teie poolt taotletud lisakoopiate eest võime küsida mõistlikku tasu halduskulude katmiseks.

2. Õigus andmete parandamisele: Teil on õigus nõuda, et me parandaksime teid puudutavad ebaõiged isikuandmed. Võttes arvesse andmete töötlemise eesmärke, on teil õigus nõuda mittetäielike isikuandmete täiendamist, sealhulgas täiendava õiendi esitamise teel.

3. Õigus andmete kustutamisele (õigus olla unustatud): Teil on õigus nõuda, et me kustutaksime teid puudutavad isikuandmed, sellisel juhul oleme kohustatud seda nõuet järgima.

4. Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele: Teil on õigus nõuda teie isikuandmete töötlemise piiramist. Sellisel juhul vastavad andmed märgitakse ja neid võib meie poolt töödelda ainult kindlatel eesmärkidel.

5. Andmete ülekandmise õigus: Teil on õigus saada teid puudutavaid isikuandmeid, mida te olete meile esitanud, struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul ning teil on õigus edastada need andmed teisele asutusele, ilma et meie seda takistaks.

6. Õigus esitada vastuväiteid:

Palume tähele panna, et eelpool nimetatud õigused võivad kohaldatava riikliku andmekaitseseaduse raames olla piiratud.

Kaebuste korral on teil õigus esitada kaebus pädevale järelevalveasutusele, eelkõige teie alalise elukoha liikmesriigis või GDPR-i väidetava rikkumise korral.

VI. KONTAKT

Kui te soovite kasutada oma andmesubjektina kehtivaid õiguseid või kui teil on seoses käesoleva teatisega muid küsimusi, saatke palun oma soov vastutavale töötlejale (vt ülaltoodud 1. punkt) või andmekaitsespetsialistile, kellega saab ühendust e-maili aadressil DPO@transcom.com

VII. MUUD ANDMEKAITSE TEATISED

Rohkem informatsiooni selle kohta, mil viisil Transcom töötleb teie isikuandmeid Transcomi veebilehel ja sotsiaalmeedias, leiate siit.

VIII. MUUDATUSED

Palume tähele panna, et käesolevat teatist muudetakse juhul, kui Transcom’i isikuandmete käsitlemisprotsessis tekib vajadus muudatusteks. Teid teavitatakse asjakohase vormiga, kui selline uus versioon peaks tekkima.

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

You can find the relevant contact details of the Transcom entity identified in the vacancy for which you are applying here (“Transcom” or “we”). Transcom Eesti OÜ (Pärnu maantee 160, 11317, Tallinn, Estonia) is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

II. YOUR PERSONAL DATA / PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us). 

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

• Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth
• Professional and educational experience;
• Test scores and assessments
• Written and spoken language and IT assessments
• Language skills;
• Eligibility to work in the country you are applying;
• Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview;
• The status of your application;
• A certificate of good conduct (if legally required).
• Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent)

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data: 

III. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job adverstisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Harver: We use the service provider Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

2. Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as it is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights: 

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. 

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: 

7. Right to withdraw consent: 

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

VI. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

VII. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here.

VIII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.