OBAVIJEST O OBRADI PODATAKA ZA KANDIDATE

OBAVIJEST O OBRADI PODATAKA ZA KANDIDATE

(In English below)

Ova obavijest o obradi podataka za kandidate („Obavijest“) pružit će vam podatke o našim aktivnostima vezanima za obradu podataka u odnosu na podatke o kandidatima koji su se prijavili na natječaje za radna mjesta u Transcom grupi, a koji se mogu pojedinačno identificirati. Naglašavamo vam da svaku prijavu pregledavamo i da se svaki odabir kandidata provodi na temelju jednakih i standardiziranih kriterija, stoga nema mjesta nejednakom postupanju prema kandidatima.

I. PODATCI O VODITELJU OBRADE PODATAKA

Transcom Worldwide d.o.o. s uredom u Osijeku, Vukovarska cesta 31 (“Transcom” ili “mi”) je kontrolor podataka  s obzirom na aktivnosti obrade podatake opisane u ovoj Obavijesti.
 

II. VAŠI OSOBNI PODATCI / SVRHE I PRAVNI TEMELJ ZA OBRADU

Mi ćemo obrađivati osobne podatke o vama koje smo prikupili tijekom procesa prijave za natječaj i razgovora za posao od vas ili od ovlaštenih trećih strana (tj. agencija za regrutiranje zaposlenika, javnih lokacija na kojima se oglašavaju natječaji za radna mjesta, društvenih medija ili zaposlenika koji su ovlašteni davati nam vaše osobne podatke). 

1. Kategorije osobnih podataka

Kategorije osobnih podataka koje mi obrađujemo su sljedeće („Osobni podatci“):

• Puno ime, rod, kontakt podatci (adresa, broj telefona, e-mail adresa), mjesto i datum rođenja
• Radno iskustvo i obrazovanje;
• Rezultati testova i procjena;
• Pismene i usmene procjene, kao i IT procjene;
• Jezične vještine;
• Ispunjavanje uvjeta za rad u državi u kojoj ste se prijavili;
• Svi drugi podatci koje ste naveli u vašem CV-u, motivacijskom pismu i/ili dokumentima koje ste priložili uz vašu prijavu i/ili tijekom razgovora za posao;
• Status vaše prijave;
• Potvrda o nekažnjavanju (ako je to jedan od zakonskih uvjeta);
• Snimke video razgovora (u nekim slučajevima, ako ste dali pristanak za to)

Davanje Osobnih podataka je neophodno za donošenje odluke o tome hoće li s vama biti sklopljen ugovor o zaposlenju (odluka o zapošljavanju). Davanje Osobnih podataka s vaše strane je dobrovoljno. Međutim, ako ne navedete svoje Osobne podatke, proces prijave može biti odgođen i/ili vašu prijavu možemo odbiti.

2. Svrhe obrade i pravni temelj 

Vaše Osobne podatke obrađujemo u onom opsegu koji je potreban ili dopušten u skladu s primjenjivim propisima za sljedeće svrhe. Nadalje, Transcom se oslanja na sljedeće pravne temelje za obradu vaših Osobnih podataka: 

III. PRIJENOSI I PRIMATELJI PODATAKA

1. Primatelji

Prema drugim društvima unutar grupe: možemo prenijeti vaše Osobne podatke drugim stranama, u skladu s dopuštenim radnjama u legitimnom interesu Transcoma (tj. s obzirom na našu globalnu strukturu, kako bi omogućili regrutiranje na globalnoj razini i omogućili pregled prijave za radno mjesto svim relevantnim voditeljima i osobama zaduženima za regrutiranje koji se možda nalaze u drugim trgovačkim društvima unutar Transcom grupe).

Upravljanje prijavama za zaposlenje u Transcomu obavlja se u suradnji s društvom Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15. kat, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Švedska (Transcom WorldWide). U skladu s člankom 26. GDPR-a, Transcom WorldWide dijeli odgovornost za obradu vaših podataka iz prijave s trgovačkim društvom na čiji natječaj za zaposlenje se prijavljujete.

Treće strane: Transcom i/ili druga društva iz Transcom grupe također mogu prenijeti vaše podatke vladinim agencijama i regulatornim tijelima, sudovima i državnim vlastima, sve u skladu s primjenjivim zakonskim propisima, te vanjskim savjetnicima koji nastupaju kao voditelji obrade podataka (npr. odvjetnici, računovodstveni djelatnici, revizori, itd.). Također surađujemo s agencijama za regrutiranje zaposlenika i razmjenjujemo osobne podatke ako ste nam upućeni s njihove strane.

Pružatelji usluga (unutar i izvan Transcom grupe): Transcomovi ugovori s trećim pružateljima usluga ili s drugim društvima iz Transcom grupe kao dio redovnih poslovnih aktivnosti istog s ciljem obavljanja određenih zadataka vezanih za regrutiranje, ljudske potencijale ili IT, globalno upravljanje ljudskim potencijalima (tj., regrutiranje na globalnoj razini s ciljem osiguravanja sigurnih globalnih sustava i mreža kao pružatelj usluga društvima unutar Transcom grupe, ako sva ili neka društva iz Transcom grupe mogu obrađivati Osobne podatke). Transcom također sklapa ugovore s školama za strane jezike kako bi nam pomogle u procjeni vaših jezičnih vještina.

Recruitee: koristimo sustav Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Nizozemska) kao naš sustav za pronalaženje talenata i sustav za upravljanje prijavama. Recruitee čuva osobne podatke osoba koje su se prijavile na natječaje u Europskoj uniji. Kada se prijavite za radno mjesto u Transcomu, Recruitee upotrebljava kolačiće (cookies). Za dodatne podatke o upotrebi kolačića, molimo vas da također pogledate našu obavijest o zaštiti podataka na web stranici i politiku o kolačićima.

Aon: upotrebljavamo pružatelja usluga Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, Engleska) za digitalnu procjenu talenata kako bismo mogli odrediti jeste li prikladni za radno mjesto za koje ste se prijavili.

Harver: upotrebljavamo pružatelja usluga Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, Nizozemska) za digitalnu procjenu talenata kako bismo mogli odrediti jeste li prikladni za radno mjesto za koje ste se prijavili.

Prijenosi podataka preko granica

Vaše Osobne podatke prenosimo izvan država u kojoj ste smješteni. Neki primatelji vaših Osobnih podataka smješteni su u drugim državama za koje Europska komisija nije izdala odluku prema kojoj te države osiguravaju adekvatnu razinu zaštite podataka, to su: SAD, Srbija, Filipini, Tunis, Albanija, Egipat, Bosna i Hercegovina.

Neki primatelji su smješteni izvan Europskog ekonomskog područja („EEA“) u državama za koje je Europska komisija izdala odluke o prikladnosti (koje mogu uključivati Andoru, Argentinu, Kanadu (za organizacije koje nisu javne i na koje se primjenjuje kanadski Zakon o zaštiti osobnih podataka i elektronskim dokumentima), Švicarsku, Farske Otoke, Guernsey, Izrael, Isle of Man, Japan, Jersey, Urugvaj i Novi Zeland). U svakom slučaju, prijenos podataka se tada priznaje kao prijenos kojim se osigurava prikladna razina zaštite podatka iz perspektive europskog zakona o zaštiti podataka (čl. 45. GDPR-a).

Sklapanjem odgovarajućih sporazuma o prijenosu podataka na temelju Standardnih ugovornih klauzula (2010/87/EU i/ili 2004/915/EZ) kako se iste navode u čl. 46. (5) GDPR-a ili na druge prikladne načine koji su dostupni putem niže navedenih kontakt podataka, osigurali smo okolnosti u kojim će svi drugi primatelji smješteni izvan EEA osiguravati odgovarajuću razinu zaštite podataka za Osobne podatke te da su provedene prikladne tehničke i organizacijske sigurnosne mjere kojima se Osobni podatci štite od slučajnog ili nezakonitog uništenja, slučajnog gubitka ili promjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa i od svih ostalih nezakonitih oblika obrade. Na sve naknadne prijenose (uključujući naše podružnice izvan EEA) primjenjuju se odgovarajući uvjeti za naknadne prijenose koji su propisani primjenjivim zakonskim propisima.

IV. RAZDOBLJA ZADRŽAVANJA PODATAKA

Osobni podatci koji se obrađuju u svrhe navedene u ovom dokumentu zadržavat će se samo u onom opsegu u kojem je to potrebno tijekom procesa prijave i u razumnom razdoblju nakon toga (uzimajući u obzir zakonske rokove ograničenja) kako je propisano ili dopušteno primjenjivim zakonskim propisima (npr. ukoliko je to potrebno u svrhu obrane od potraživanja vezanih za proces prijave ili u svrhu pridržavanja obveza vezanih za zadržavanje podataka propisanih primjenjivim propisima). Ako je započet sudski ili disciplinski postupak, Osobni podatci mogu se zadržati do dovršetka takvog postupka, uključujući bilo kakva potencijalna razdoblja za žalbe, te će nakon toga biti izbrisani ili arhivirani na način dopušten primjenjivim propisima. Osim toga, zadržavat ćemo vaše Osobne podatke samo u opsegu navedenome u vašem pristanku.

Načelno ćemo zadržavati vaše Osobne podatke onoliko dugo koliko je potrebno ili dopušteno u skladu s primjenjivim propisima. Nakon toga ćemo ukloniti vaše Osobne podatke iz naših sustava i zabilježiti i/ili poduzeti korake kako bi ih učinili anonimnima, kako vas ne bi bilo moguće identificirati iz tih podataka.

V. VAŠA ZAKONSKA PRAVA

U skladu s uvjetima propisanima primjenjivim propisima (npr. GDPR), vi imate sljedeća prava: 

1. Pravo pristupa: imate pravo od nas dobiti potvrdu o tome obrađuju li se Osobni podatci vezani za vas i ako se takvi podatci obrađuju, zahtijevati pristup tim Osobnim podatcima. Podatci za pristup uključuju – inter alia – svrhu obrade, kategorije osobnih podataka o kojima se radi i primatelje ili kategorije primatelja kojima su Osobni podatci otkriveni ili kojima će biti otkriveni. 

Imate pravo dobiti primjerak Osobnih podataka koji se obrađuju. Možda ćemo vam naplatiti razumnu naknadu za upravne troškove ako zatražite dodatne primjerke.

2. Pravo na ispravak: imate pravo od nas dobiti ispravak netočnih Osobnih podataka vezanih za vas. Ovisno o svrsi obrade, imate pravo dopuniti nepotpune Osobne podatke, uključujući putem podnošenja dodatne izjave.

3. Pravo brisanja (pravo na zaboravljanje): imate pravo od nas tražiti brisanje vaših Osobnih podataka, u kojem slučaju mi na to moramo pristati.

4. Pravo na ograničavanje obrade: imate pravo zatražiti ograničenje obrade vaših Osobnih podataka. U tom će slučaju relevantni podatci biti označeni i moći će se obrađivati samo u određene svrhe.

5. Pravo na prenosivost podataka: imate pravo primiti Osobne podatke vezane za vas koje ste nam dali u formatu koji je strukturiran, koji se koristi kao standard i koji se može strojno čitati te imate pravo prenositi te podatke drugim osobama bez zapreka s naše strane.

6. Pravo na prigovor: U bilo kojem trenutku imate pravo na prigovor na obradu vaših Osobnih podataka s naše strane, na temeljima koji su relevantni za vašu specifičnu situaciju i od nas se može zatražiti da zaustavimo obradu vaših Osobnih podataka. Ako imate pravo na prigovor i iskoristite to pravo, vaši osobni podatci neće se više obrađivati za takve svrhe s naše strane. Iskorištavanje ovog prava neće uzrokovati nikakve troškove. 

Takvo pravo na prigovor ne mora postojati, posebice ako je obrada vaših osobnih podataka neophodna za poduzimanje koraka prije sklapanja ugovora ili za izvršavanje ugovora koji je već zaključen.

7. Pravo na povlačenje pristanka: Ako ste dali pristanak za određene vrste aktivnosti vezanih za obradu podataka, možete povući takav pristanak u bilo kojem trenutku s učinkom od tog trenutka. Takvo povlačenje neće imati utjecaj na zakonitost obrade koja je obavljena prije povlačenja pristanka. 

Naglašavamo kako gore spomenuta prava mogu biti ograničena u skladu s nacionalnim zakonom o zaštiti podataka.

Vezano za žalbe, također imate pravo podnijeti žalbu ovlaštenom nadzornom tijelu, posebice u Državi članici EU u kojoj imate prebivalište ili na temelju navodne povrede GDPR-a.

VI. KONTAKTIRAJTE NAS

Ako želite ostvariti vaša prava ispitanika ili ako imate druga pitanja vezana za ovu Obavijest molimo vas pošaljite svoj zahtjev voditelju obrade podataka (pogledati odjeljak I. iznad) ili službeniku za obradu podataka, kojeg je moguće kontaktirati na adresi DPO@transcom.com

VII. DRUGE OBAVIJESTI O ZAŠTITI PODATAKA

Za dodatne podatke o načinima na koji Transcom obrađuje vaše osobne podatke vezano za web stranice Transcoma ili prisutnost Transcoma na društvenim mrežama molimo vas da pogledate relevantne obavijesti i zaštiti podataka, koje možete pronaći ovdje.

VIII. PROMJENE

Naglašavamo kako će ova Obavijest biti promijenjena ako to bude potrebno, kako bi odražavala promjene u načinu na koji Transcom postupa s vašim Osobnim podatcima.

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

Transcom Worldwide d.o.o. with the office in Osijek, Vukovarska cesta 31 (“Transcom” or “we”) is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

II. YOUR PERSONAL DATA / PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us). 

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

• Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth
• Professional and educational experience;
• Test scores and assessments
• Written and spoken language and IT assessments
• Language skills;
• Eligibility to work in the country you are applying;
• Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview;
• The status of your application;
• A certificate of good conduct (if legally required).
• Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent)

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data: 

III. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job adverstisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Harver: We use the service provider Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as it is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights: 

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. 

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: 

7. Right to withdraw consent: 

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

a. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

VI. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here.

VII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.