INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O PRACĘ

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O PRACĘ

(In English below)

Niniejsza informacja (dalej „Informacja") dostarczy Ci wiedzy o naszych działaniach w zakresie przetwarzania danych, obejmujących identyfikowalne informacje o kandydatach ubiegających się o pracę w firmach grupy Transcom. Zapewniamy, że każde zgłoszenie jest rozpatrywane i zawsze selekcja kandydatów odbywa się w oparciu o jednakowe i ujednolicone kryteria, zatem nierówne traktowanie kandydatów nie jest możliwe.

I. INFORMACJE O ADMINISTRATORZE DANYCH

Transcom Worldwide Poland Sp. z o. o. z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 50, KRS 0000167196 („Transcom” lub „My”) jest administratorem danych w odniesieniu do działań związanych z przetwarzaniem danych zdefiniowanych w niniejszej Informacji.

II. TWOJE DANE OSOBOWE/CELE I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, zgromadzone w trakcie procesu rekrutacji oraz w rozmowie kwalifikacyjnej od Ciebie lub od upoważnionych osób trzecich (tj., agencji rekrutacyjnych, portali ogłoszeniowych, mediów społecznościowych lub pracowników upoważnionych do przekazania nam Twoich danych osobowych). 

1. Kategorie danych osobowych

Kategorie danych osobowych, które przetwarzamy (dalej „Dane osobowe”) są następujące:

• Imiona i nazwisko, płeć, dane kontaktowe (adres, numer telefonu, adres e-mail), miejsce i data urodzenia
• Doświadczenie zawodowe i edukacja;
• Wyniki testów i ocen;
• Oceny z języka pisanego i mówionego oraz z informatyki;
• Znajomość języków obcych;
• Pozwolenie na pracę w kraju, w którym składasz wniosek;
• Wszelkie inne informacje podane przez Ciebie w CV, liście motywacyjnym i/lub dokumentach dostarczonych wraz z aplikacją i/lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej;
• Status Twojego wniosku;
• Zaświadczenie o niekaralności (jeśli jest prawnie wymagane).
• Nagrania rozmów wideo (w niektórych przypadkach; jeśli wyrazisz na to zgodę)

Podanie danych osobowych jest niezbędne do podjęcia decyzji o zawarciu z Tobą umowy o pracę (decyzji o zatrudnieniu). Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne. Jeśli jednak nie podasz swoich danych osobowych, proces rekrutacji może się wydłużyć i/lub możemy odrzucić Twoją aplikację.

2. Cele przetwarzania danych i podstawa prawna

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, w zakresie dozwolonym lub wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa, w następujących celach. Ponadto, Transcom opiera się na następujących podstawach prawnych przetwarzania Twoich danych osobowych: 

III. PRZEKAZYWANIE I ODBIORCY DANYCH

1. Odbiorcy

Do innych spółek grupy: Możemy przekazać Twoje Dane Osobowe innym podmiotom, jeśli jest to dozwolone w ramach realizacji uzasadnionych interesów Transcom (tj., ażeby w związku z naszą strukturą o charakterze globalnym struktury umożliwić rekrutację w skali globalnej i pozwolić wszystkim właściwym menedżerom i rekruterom, którzy mogą pracować w różnych spółkach grupy Transcom, na zapoznanie się z Twoją aplikacją).

Zarządzanie aplikacjami w ramach Transcom odbywa się we współpracy z Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Sztokholm, Szwecja (Transcom WorldWide). Zgodnie z art. 26 RODO, Transcom WorldWide jest współodpowiedzialny z firmą, na której ogłoszenie o pracy aplikujesz, za przetwarzanie Twoich danych podanych w aplikacji.

Strony trzecie: Transcom i/lub inne spółki z grupy Transcom mogą również przekazywać Twoje dane agendom rządowym i organom regulacyjnym, sądom i organom rządowym, zawsze zgodnie z obowiązującym prawem, oraz zewnętrznym doradcom działającym jako administratorzy danych (np. prawnicy, księgowi, audytorzy itp.). Współpracujemy również z agencjami rekrutacyjnymi i wymieniamy z nimi dane osobowe w przypadku, jeśli to one skierowały Cię do nas.

Dostawcy usług (w ramach grupy Transcom i poza nią): Transcom zawiera umowy z zewnętrznymi dostawcami usług lub innymi spółkami z grupy Transcom, w ramach swojej normalnej działalności gospodarczej, w celu realizacji określonych zadań związanych z rekrutacją i zasobami ludzkimi lub IT, globalnym zarządzaniem zasobami ludzkimi (tj., globalną rekrutacją, w celu zapewnienia bezpiecznych globalnych systemów i sieci, w ramach wykonywania usług dla spółek z grupy Transcom, gdzie wszystkie lub niektóre spółki z grupy Transcom mogą przetwarzać Dane Osobowe). Transcom współpracuje również ze szkołami językowymi, które pomagają nam w ocenie Twojej znajomości językowych.

Recruitee: Korzystamy z usług Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Holandia), jako naszego usługodawcy w zakresie pozyskiwania talentów i zarządzania aplikacjami. Recruitee przechowuje dane osobowe osób ubiegających się o pracę na terenie Unii Europejskiej. Kiedy ubiegasz się o pracę w Transcom, Recruitee używa plików cookie. W celu uzyskania dalszych informacji na temat stosowania plików cookie, zapoznaj się z informacją o ochronie danych osobowych i polityką plików cookie w naszej witrynie internetowej.

Aon: Korzystamy z usług dostawcy Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, Anglia) do cyfrowej oceny talentów w celu ustalenia, czy jesteś odpowiednim kandydatem/kandydatką na stanowisko, o które się ubiegasz.

Harver: Korzystamy z usług dostawcy Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) do cyfrowej oceny talentów w celu ustalenia, czy jesteś odpowiednim kandydatem/kandydatką na stanowisko, o które się ubiegasz.

Transgraniczne przekazywanie danych

Przekazujemy Twoje dane osobowe poza granice kraju, w którym przebywasz. Niektórzy odbiorcy Twoich danych osobowych znajdują się w innych krajach, dla którego Komisja Europejska nie wydała decyzji, że zapewniają one odpowiedni poziom ochrony danych, a mianowicie są to: USA, Serbia, Filipiny, Tunezja, Albania, Egipt, Bośnia i Hercegowina.

Niektórzy odbiorcy znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) w krajach, dla których Komisja Europejska wydała decyzje potwierdzające odpowiedni poziom ochrony (mogą to być Andora, Argentyna, Kanada (dla organizacji niepublicznych podlegających kanadyjskiej ustawie o ochronie danych osobowych i dokumentów elektronicznych), Szwajcaria, Wyspy Owcze, Guernsey, Izrael, Wyspa Man, Japonia, Jersey, Urugwaj i Nowa Zelandia). W każdym przypadku takiego przekazywania danych należy uznać, że zapewnia ono poziom ochrony danych odpowiedni z punktu widzenia europejskiego prawa o ochronie danych (art. 45 RODO).

Poprzez zawarcie odpowiednich umów o przekazywaniu danych, opartych na standardowych klauzulach umownych (2010/87/UE i/lub 2004/915/WE), o których mowa w art. 46 (5) RODO lub innych odpowiednich środków, które są dostępne za pośrednictwem poniższych danych kontaktowych, ustaliliśmy, że wszyscy inni odbiorcy znajdujący się poza EOG zapewnią odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, oraz że stosowane są odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą lub zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi, niezgodnymi z prawem formami przetwarzania. Wszelkie dalsze przekazywanie danych (w tym do naszych oddziałów poza EOG) podlega odpowiednim wymogom dotyczącym dalszego przekazywania danych, zgodnie z wymogami obowiązującego prawa.

IV. OKRESY RETENCJI

Dane osobowe przetwarzane dla celów określonych w niniejszym dokumencie będą przechowywane wyłącznie w przez czas trwania procesu rekrutacji oraz dalszy uzasadniony okres (biorąc pod uwagę ustawowe okresy przedawnienia), wymagany lub dozwolony na mocy obowiązującego prawa (np. niezbędne do obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji lub w celu dopełnienia obowiązków Transcom w zakresie przechowywania danych, określonych w obowiązujących przepisach). Jeśli zostanie wszczęte postępowanie sądowe lub dyscyplinarne, dane osobowe mogą być przechowywane do czasu zakończenia takiego postępowania, w tym do czasu zakończenia procedury ewentualnego odwołania, a następnie zostaną usunięte lub zarchiwizowane zgodnie z obowiązującym prawem. W innych wypadkach będziemy przechowywać Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak długo będzie to objęte Twoją zgodą.

Co do zasady, będziemy przechowywać Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to wymagane lub dozwolone przez obowiązujące prawo Następnie usuniemy Twoje dane osobowe z naszych systemów i rejestrów, i/lub podejmiemy kroki w celu ich anonimizacji, tak aby nie można już było zidentyfikować Cię na ich podstawie.

V. TWOJE PRAWA USTAWOWE

Zgodnie z warunkami określonymi w obowiązującym prawie (np. RODO), użytkownikowi przysługują następujące prawa: 

1. Prawo dostępu: Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzane są Twoje dane osobowe, a jeśli tak, masz prawo zażądać dostępu do tych danych osobowych. Taki dostęp obejmuje między innymi cele przetwarzania danych, kategorie danych osobowych oraz odbiorców lub kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione. 

Masz prawo do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za dodatkowe kopie, których zarządzasz, możemy pobrać uzasadnioną opłatę, obliczoną w oparciu o koszty administracyjne.

2. Prawo do sprostowania: Masz prawo uzyskać od nas sprostowanie niedokładnych danych osobowych, które Cię dotyczą. W zależności od celów przetwarzania danych, masz prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez złożenie dodatkowego oświadczenia.

3. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym): Masz prawo zażądać od nas usunięcia Twoich danych osobowych, do czego musimy się zastosować.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych: Masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. W takim przypadku dane te zostaną oznaczone i będą mogły być przez nas przetwarzane tylko w określonych celach.

5. Prawo do przenoszenia danych: Masz prawo otrzymać dotyczące Cię dane osobowe, które od Ciebie uzyskaliśmy, w formacie ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego, oraz masz prawo do przekazania tych danych osobowych innemu podmiotowi bez utrudnień z naszej strony.

6. Prawo do sprzeciwu: 

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, a my możemy zostać zobowiązani do zaprzestania przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeśli przysługuje Ci prawo do sprzeciwu i jeśli skorzystasz z tego prawa, Twoje dane osobowe nie będą już przez nas przetwarzane w określonych celach. Korzystanie z tego prawa nie wiąże się z żadnymi kosztami. 

Takie prawo do sprzeciwu może nie przysługiwać, w szczególności w sytuacji, kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy już zawartej.

7. Prawo do wycofania zgody: 

Jeżeli wyrażono zgodę na określone rodzaje działań związanych z przetwarzaniem danych, możesz ją w każdej chwili wycofać ze skutkiem w przyszłości. Takie wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed faktem jej wycofania. 

Należy pamiętać, że powyższe prawa mogą być ograniczone na mocy obowiązującego krajowego prawa ochrony danych.

W przypadku skarg masz również prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim, w którym mieszkasz lub w przypadku domniemanego naruszenia RODO.

a. KONTAKT Z NAMI

Jeśli pragniesz skorzystać ze swoich praw w zakresie ochrony danych osobowych lub masz jakiekolwiek inne pytania dotyczące niniejszej Informacji, prosimy o kontakt z administratorem danych (patrz sekcja I powyżej) lub z inspektorem ochrony danych, z którym można się skontaktować pod adresem DPO@transcom.com

VI. INNE INFORMACJE O OCHRONIE DANYCH

Aby uzyskać więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez Transcom, w związku z witrynami internetowymi Transcom lub jego obecnością w mediach społecznościowych, prosimy o zapoznanie się z odpowiednimi informacjami o ochronie danych, które można znaleźć tutaj.

VII. ZMIANY

Należy pamiętać, że niniejsza Informacja ulegnie zmianie w przypadku, gdy będzie to konieczne, aby odzwierciedlić zmiany w działaniach Transcom w odniesieniu do danych osobowych. 

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

Transcom Worldwide Poland Sp. z o. o. with the office in Gdańsk, Al. Grunwaldzka 50, KRS 0000167196 (“Transcom” or “we”) is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

II. YOUR PERSONAL DATA / PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us). 

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

• Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth
• Professional and educational experience;
• Test scores and assessments
• Written and spoken language and IT assessments
• Language skills;
• Eligibility to work in the country you are applying;
• Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview;
• The status of your application;
• A certificate of good conduct (if legally required).
• Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent)

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data: 

III. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job adverstisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Harver: We use the service provider Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as it is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights: 

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. 

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: 

7. Right to withdraw consent: 

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

a. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

VI. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here.

VII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.