El pico de llamadas es la hora del día, o los días de la semana, en que la cantidad de llamadas o mensajes entrantes en el contact center es más alta. Puede ser el resultado de una variedad de factores, como la naturaleza del negocio o el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Estos picos de demanda pueden anticiparse en base a datos históricos. Por ejemplo, muchas empresas ven un aumento en las llamadas los lunes por la mañana cuando los clientes intentan resolver problemas.
Los picos de llamadas también se producen en momentos particulares a lo largo del año, como en los festivos (Navidad, Semana Santa, etc.) o temporadas de ventas más intensas, como el Black Friday o el Cyber Monday. Llamamos a estos picos planificados, ya que tienden a afectar a las empresas en el mismo período cada año. Por ejemplo, la Navidad es una de las épocas más ocupadas del año para los contact center. Esto se debe al aumento de las compras online y las consultas y reclamaciones derivadas de este aumento de clientes.
La naturaleza repetitiva de estos picos significa que es posible anticiparlos y planificarlos con antelación. A esto lo llamamos previsión (forecasting), y hablaremos sobre ello más adelante. Pero, ¿qué pasa cuando un pico no está planificado?
Por tanto, los picos de cualquier naturaleza, planificados o no, pueden ocurrir en cualquier momento. Entonces, la pregunta es: ¿cómo impactan en tu negocio y cómo puedes prepararte mejor?
Uno de los mayores problemas asociados con la gestión de picos es, por supuesto, la frustración del cliente y la percepción negativa resultante de tu marca. Y solo es una de las posibles consecuencias de no prepararse adecuadamente para un mayor volumen de llamadas entrantes.
Todo esto hace, sin ninguna duda, que la gestión de picos sea un tema crucial. Las expectativas de los clientes se encuentran en niveles más altos que nunca, lo que significa que las marcas deben encontrar la forma de gestionarlas e incluso superarlas. Si conoces el impacto de los picos de demanda en tu negocio, te preparas para ellos con anticipación y buscas mejorar constantemente, puedes asegurar que los clientes permanecerán felices y leales a tu marca.
En primer lugar, las mejores formas de afrontar los retos asociados a los picos de volumen de llamadas son la preparación y la experiencia. Con un socio de CX confiable y experimentado, puedes delegar la tarea de recopilar y analizar datos de períodos anteriores, implementar tecnología innovadora para ayudar en la atención al cliente y garantizar los mejores procesos de contratación y formación para tu equipo.
Es importante tener en cuenta que tu negocio puede afrontar retos que son específicos de tu sector, ubicación o base de clientes. Con los datos y conocimientos correctos, puedes estar preparado incluso para los escenarios más difíciles y asegurarte de que tus clientes estén satisfechos. Al final, todo se reduce a unas pocas cosas: planificación, personas y tecnología.
Está claro que hay una multitud de formas en las que puedes prepararte para los picos de demanda tanto planificados como no planificados. Gracias a estos fundamentos, puedes estar tranquilo sabiendo que tu negocio está preparado para cualquier eventualidad.
Si crees que los picos son un inconveniente y un reto para ti y tu negocio, ¡imagina cómo se deben sentir tus clientes! Ya sea que hayan pedido una chaqueta de la talla incorrecta para usar en la cena de Acción de Gracias o que su lavavajillas se haya roto justo antes de la cena de Navidad, sus necesidades son nuestra máxima prioridad. Especialmente en un momento de mayor estrés y demanda. ¿Cómo puedes asegurarte de no fallar a tus clientes durante las horas pico de llamadas? Con la preparación adecuada, comunicación efectiva e información frecuente.
El uso de mensajes automáticos para mantener informados a tus clientes durante la temporada alta puede ser muy efectivo. Cuando llamen para solicitar ayuda, puedes informarles sobre los tiempos de espera de modo que manejen sus expectativas y estén actualizados sobre cualquier cambio que ocurra. Si saben lo que está pasando con tu servicio de atención al cliente, es menos probable que se sientan frustrados por tener que esperar uno o dos minutos más.
Una de las herramientas más poderosas de nuestro tiempo, las redes sociales son una excelente manera de conectarte con tu base de clientes en general. Durante las épocas de mayores picos, puedes publicar actualizaciones en tus canales que llegarán a un público más amplio y actuarán como informes de situación en tiempo real sobre cuándo pueden esperar ser atendidos.
Realizar una encuesta a tus clientes es una de las partes fundamentales para mejorar tus operaciones y mantenerlos fieles a tu marca. Con sus comentarios, puedes identificar áreas de mejora y tomar medidas para ajustar tus operaciones según sea necesario. Ciertas herramientas, como la IA o los informes de BI, pueden ayudarte a aprovechar al máximo estos datos, así como nuestra solución Transcom Reporting Experience.
Como comentamos anteriormente, tu negocio se basa en la lealtad de los clientes, y esa lealtad está condicionada por varios factores: la más alta calidad de productos y servicios, una reputación de marca positiva y una excelente experiencia de cliente. Asegúrate de que su satisfacción sea tu prioridad.
Hemos hablado sobre la previsión y cómo utilizar los datos y la tecnología como parte clave de la gestión de picos. La importancia de los datos no puede subestimarse. Es la base de todas tus operaciones, tanto si estás pensando en la formación de agentes, como anticipándote a grandes volúmenes de llamadas u optimización en general.
Las mejores herramientas para el análisis de datos hacen el trabajo de recopilación y te ayudan a analizar los datos para obtener información. Transcom Reporting Experience proporciona exactamente eso, es una suite de inteligencia empresarial altamente sofisticada, accesible desde cualquier lugar (incluido el móvil) y que muestra datos en tiempo real, lo que te permite tomar decisiones de forma rápida y segura.