KENNISGEVING AAN SOLLICITANTEN INZAKE GEGEVENSVERWERKING

KENNISGEVING AAN SOLLICITANTEN INZAKE GEGEVENSVERWERKING

(In English below)

Deze mededeling aan sollicitanten over gegevensverwerking zal je informatie verschaffen over onze gegevensverwerking activiteiten met betrekking tot individueel identificeerbare informatie over sollicitanten die solliciteren naar functies bij Transcom. Je kunt er zeker van zijn dat elke sollicitatie wordt beoordeeld en elke selectie van kandidaten wordt uitgevoerd op basis van gelijke en gestandaardiseerde criteria, zodat er geen ruimte is voor ongelijke behandeling van kandidaten.

I. INFORMATIE OVER GEGEVENSBEHEERDER

Deze mededeling Transcom B.V. met het kantoor aan de Kadijk 5, 9747 AT Groningen, ("Transcom") is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking met betrekking tot de in deze mededeling beschreven activiteiten. 

II. JOUW PERSOONSGEGEVENS / DOELEINDEN EN RECHTSGRONDSLAG VAN DE VERWERKING

Wij verwerken jouw Persoonsgegevens die tijdens de sollicitatie- en sollicitatieprocedure zijn verzameld of bij door jou gemachtigde derden (bijv. wervingsbureaus, vacaturesites, sociale media of werknemers die jij hebt gemachtigd om jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken). 

1. Categorieën van Persoonsgegevens

De categorieën Persoonsgegevens die wij verwerken zijn als volgt ("Persoonsgegevens"):

• volledige naam, geslacht, contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres), geboorteplaats en datum’;
• beroeps- en onderwijservaring;
• testscores en beoordelingen;
• schriftelijke en gesproken taal- en IT-beoordelingen;
• taalvaardigheden;
• bevoegdheid om te werken in het land waar u solliciteert;
• alle andere informatie die u verstrekt in jouw CV, sollicitatiebrief en/of de documenten die u bij jouw sollicitatie en/of tijdens het sollicitatiegesprek verstrekt;
• de status van jouw sollicitatie;
• een bewijs van goed gedrag (indien wettelijk vereist);
• opnames van video-interviews (in sommige gevallen; indien u daarvoor toestemming heeft gegeven);

Het verstrekken van Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de beslissing of er een arbeidsovereenkomst met jou zal worden gesloten (aanname beslissing). Het verstrekken van Persoonsgegevens door jou geschiedt op vrijwillige basis. Als jij jouw Persoonsgegevens niet verstrekt, kan de sollicitatieprocedure echter worden vertraagd en/of kunnen wij jouw sollicitatie afwijzen.

2. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrondslag

Wij verwerken jouw Persoonsgegevens voor zover toegestaan of vereist onder de toepasselijke wetgeving, voor de volgende doeleinden. Verder beroept Transcom zich op de volgende rechtsgronden voor de verwerking van jouw Persoonsgegevens: 

III. DOORGIFTE VAN GEGEVENS EN ONTVANGERS

1. Ontvangers

Aan andere groepsmaatschappijen: Wij kunnen jouw Persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, zoals toegestaan voor de legitieme belangen van Transcom (d.w.z. in het licht van onze wereldwijde structuur om wereldwijde werving mogelijk te maken en om alle relevante managers en recruiters die zich bij verschillende Transcom groepsmaatschappijen kunnen bevinden, in staat te stellen de sollicitatie te beoordelen).

Het sollicitatie beheer van Transcom wordt uitgevoerd in samenwerking met Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15e verdieping, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Zweden (Transcom WorldWide). In overeenstemming met Art. 26 GDPR is Transcom WorldWide gezamenlijk verantwoordelijk met het bedrijf op wiens personeelsadvertentie u solliciteert voor de verwerking van jouw sollicitatiegegevens.

Derden: Transcom en/of andere bedrijven van de Transcom groep kunnen jouw gegevens ook doorgeven aan overheidsinstanties, toezichthouders en rechtbanken, dit alles in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en aan externe adviseurs die optreden als controleurs (bijv. advocaten, accountants, auditors etc.). We werken ook samen met wervingsbureaus en wisselen persoonsgegevens uit in het geval jij door hen naar ons bent doorverwezen.

Dienstverleners (binnen en buiten de Transcom groep): Transcom sluit contracten af met derde dienstverleners of andere Transcom groepsmaatschappijen als onderdeel van haar normale bedrijfsvoering voor het uitvoeren van bepaalde recruitment- en human resources-gerelateerde of IT-gerelateerde taken, wereldwijd HR-management (d.w.z. wereldwijde werving, om beveiligde wereldwijde systemen en netwerken te leveren als dienstverlener aan de bedrijven in de Transcom groep waar alle of sommige Transcom groepsmaatschappijen Persoonsgegevens kunnen verwerken). Transcom sluit ook contracten af met talenscholen om ons te helpen bij de beoordeling van jouw taalvaardigheden.

Recruitee: Wij gebruiken Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Nederland) als ons talent acquisitie- en sollicitatie managementsysteem. Recruitee host persoonlijke gegevens van sollicitanten in de Europese Unie. Wanneer je solliciteert naar een functie bij Transcom, maakt Recruitee gebruik van cookies. Voor meer informatie over het gebruik van cookies, verwijzen wij je ook naar de verklaring inzake gegevensbescherming en het cookiebeleid op onze website.

Aon: Wij maken gebruik van de dienstverlener Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN Londen, Engeland) voor digitale talent assessments om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd.

Harver: Wij maken gebruik van de dienstverlener Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) voor digitale talent assessments om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd.

Grensoverschrijdende gegevensoverdrachten

Wij dragen jouw Persoonsgegevens over buiten het land waar jij je bevindt. Sommige ontvangers van jouw Persoonsgegevens bevinden zich in een ander land waarvoor de Europese Commissie geen besluit heeft uitgevaardigd dat dit land een adequaat niveau van gegevensbescherming waarborgt, namelijk: de VS, Servië, de Filipijnen, Tunesië, Albanië, Egypte, Bosnië en Herzegovina.

Sommige ontvangers bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") in landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheid besluit heeft uitgevaardigd (waaronder Andorra, Argentinië, Canada (voor niet-openbare organisaties die onder de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act vallen), Zwitserland, Faeröer, Guernsey, Israël, het eiland Man, Japan, Jersey, Uruguay, en Nieuw-Zeeland). In elk van deze gevallen wordt erkend dat de doorgifte een passend niveau van gegevensbescherming biedt vanuit het oogpunt van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (art. 45 GDPR).

Door middel van het sluiten van passende overeenkomsten inzake gegevensoverdracht op basis van modelcontractbepalingen (2010/87/EU en/of 2004/915/EG) als bedoeld in Art. 46 (5) GDPR of andere passende middelen, die toegankelijk zijn via onderstaande contactgegevens, hebben wij vastgesteld dat alle andere ontvangers die zich buiten de EER bevinden, een passend niveau van gegevensbescherming zullen bieden voor de Persoonsgegevens en dat er passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en tegen alle andere onwettige vormen van verwerking. Elke verdere overdracht (met inbegrip van onze filialen buiten de EER) is onderworpen aan passende vereisten voor verdere overdracht zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

IV. BEWAARTERMIJNEN

Persoonsgegevens die worden verwerkt voor de doeleinden hieronder zullen alleen worden opgeslagen voor zover nodig tijdens de sollicitatieprocedure en een daaropvolgende redelijke periode (rekening houdend met wettelijke verjaringstermijnen), zoals vereist of toegestaan onder de toepasselijke wetgeving (bijv. voor zover nodig om zich te verdedigen tegen claims in verband met de sollicitatieprocedure, of om te voldoen aan de verplichtingen van Transcom met betrekking tot het bewaren van gegevens zoals vastgelegd in de toepasselijke wetgeving). Indien een gerechtelijke of disciplinaire procedure wordt ingeleid, kunnen de Persoonsgegevens worden bewaard tot het einde van deze procedure, met inbegrip van eventuele beroepstermijnen en zullen zij daarna worden verwijderd of gearchiveerd, zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Voor het overige zullen wij jouw Persoonsgegevens slechts zo lang bewaren als door jouw toestemming is gedekt.

In principe bewaren wij jouw Persoonsgegevens zo lang als vereist of toegestaan is door de toepasselijke wetgeving. Daarna zullen wij jouw Persoonsgegevens uit onze systemen en bestanden verwijderen en/of stappen ondernemen om deze op de juiste wijze te anonimiseren, zodat je er niet langer mee kunt worden geïdentificeerd.

V. JOUW WETTELIJKE RECHTEN

Onder de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving (bv. GDPR), heb jij de volgende rechten: 

1. Recht op toegang: Je hebt het recht om van ons bevestiging te krijgen of er al dan niet Persoonsgegevens over jou worden verwerkt, en, indien dat het geval is, om toegang te vragen tot de Persoonsgegevens. De informatie over de toegang omvat - onder andere - de doeleinden van de verwerking, de betrokken categorieën Persoonsgegevens en de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de Persoonsgegevens zijn of zullen worden bekendgemaakt. 

Je hebt het recht om een kopie te krijgen van de Persoonsgegevens die worden verwerkt. Voor extra kopieën die door jou worden opgevraagd, kunnen wij een redelijke vergoeding vragen op basis van administratieve kosten.

2. Recht op rectificatie: Je hebt het recht om van ons de rectificatie te verkrijgen van onjuiste Persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Afhankelijk van de doeleinden van de verwerking heb je het recht om onvolledige Persoonsgegevens te laten aanvullen, onder meer door middel van een aanvullende verklaring

3. Recht op wissen (recht om te worden vergeten): Je hebt het recht om ons te vragen jouw Persoonsgegevens te wissen, in welk geval wij daaraan moeten voldoen.

4. Recht op beperking van de verwerking: Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van jouw Persoonsgegevens te vragen. In dat geval worden de betreffende gegevens gemarkeerd en mogen ze door ons alleen voor bepaalde doeleinden worden verwerkt

5. Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Je hebt het recht om de Persoonsgegevens die op jou betrekking hebben en die jij aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en je hebt het recht om die Persoonsgegevens zonder belemmering van onze kant aan een andere entiteit door te geven.

6. Recht van verzet: 

7. Recht om toestemming in te trekken: 

Wij wijzen je erop dat de bovengenoemde rechten beperkt kunnen zijn krachtens de toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

In geval van klachten heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar jij jouw gewone verblijfplaats hebt of waar sprake zou zijn van een inbreuk op de GDPR.

VI. CONTACT OPNEMEN

Indien jouw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen of indien jij andere vragen hebt over deze mededeling, kun jij jouw verzoek richten aan de verantwoordelijke voor de verwerking (zie deel I. hierboven) of aan de functionaris voor gegevensbescherming, die te bereiken is op DPO@transcom.com

VII. ANDERE MEDEDELINGEN INZAKE GEGEVENSBESCHERMING

Voor meer informatie over hoe Transcom jouw persoonsgegevens verwerkt in verband met de Transcom websites of de Transcom sociale media, verwijzen wij je naar de relevante gegevensbescherming verklaringen, die je hier kunt vinden.

VIII. WIJZIGINGEN

Wij wijzen je erop dat deze Verklaring zal worden aangepast indien dit nodig is om veranderingen in Transcom's behandeling van jouw Persoonsgegevens weer te geven. 

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

You can find the relevant contact details of the Transcom entity identified in the vacancy for which you are applying here (“Transcom” or “we”). Transcom is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

II. YOUR PERSONAL DATA / PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us). 

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

• Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth
• Professional and educational experience;
• Test scores and assessments
• Written and spoken language and IT assessments
• Language skills;
• Eligibility to work in the country you are applying;
• Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview;
• The status of your application;
• A certificate of good conduct (if legally required).
• Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent)

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data: 

III. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job adverstisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Harver: We use the service provider Harver B.V. (Jollemanhof 20 1019 GW Amsterdam, The Netherlands) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as it is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights: 

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. 

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: 

7. Right to withdraw consent: 

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

a. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

VI. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here.

VII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.